朝、カレンダーを開くと「10:00〜11:00 定例会議」の文字。
この「1時間」という枠を見るたびに、ふと思うことがあります。
この会議、本当に1時間必要なんだろうか……?
そこで今日は、ちょっと夢のある妄想をしてみたいと思います。
もしも、会議が全部5分で終わる世界だったら。
まず、会議室の景色が変わる
5分で終わるなら、わざわざ会議室を予約する必要もありません。
自販機の前で「じゃあ、これでいきましょう」。
エレベーターを待ちながら「あの件、OKです」。
給湯室でコーヒーを淹れる間に「来週で決定ですね」。
会議室という場所そのものが、いつのまにか「ちょっと立ち話する場所」に変わっていきそうです。
椅子もいらないかもしれません。立ったまま、スマホのタイマーを5分にセットして、ピッとスタート。
なんだか、ラーメンの出来上がりを待つくらいの軽やかさですよね。
「前置き」が消える世界
5分しかないとなると、一番に消えるのは、あの前置きだと思います。
「それでは定刻になりましたので始めたいと思います」
「本日の議題は、お手元の資料の通りです」
「えー、まず前回の振り返りですが……」
このあたりを丁寧にやっていると、気づけば3分が過ぎています。
5分の世界では、全員が席に着いた瞬間に結論から入る。
「今日決めたいのは、これです」
「Aでいきますか、Bでいきますか」
「Aでお願いします」
「了解です。以上!」
……あまりの潔さに、ちょっと拍子抜けしてしまいそうです。
「なんとなく参加」がなくなる
会議に出ていると、こんな瞬間ってありませんか。
自分に関係ある話は最初の5分だけで、残りの55分は、ひたすら聞いているだけ。
PCを開いて、さも議事録を取っているふりをしながら、実は別の作業をしている。
そして急に名前を呼ばれて、「あ、はい、えっと……」と一瞬フリーズする。
5分の世界なら、そんな時間はありません。
全員が最初から最後まで、ちゃんと自分ごととして参加することになります。
聞いているだけの人がいなくなる。
これは、ものすごく大きな変化かもしれません。
事前準備が、急に大事になる
ただし、いいことばかりではなさそうです。
5分で結論を出すためには、会議の前の準備が勝負になります。
- 何を決めたいのか
- 選択肢は何と何なのか
- 自分はどう考えているのか
これを会議が始まる前に、それぞれが整理しておく必要があります。
「とりあえず集まって、みんなで考えよう」というスタイルは、この世界では通用しません。
考えてから集まる。
集まったら決める。
当たり前のようで、意外と難しいことなんですよね。
雑談という名の「余白」はどこへ
ここで、ちょっと気になってきます。
会議の最初や最後にあった、あの雑談タイムはどうなるんでしょう。
「最近寒くなってきましたね」
「週末どこか行きました?」
「あの店のランチ、おいしかったですよ」
あの何気ない会話から、ふっと良いアイデアが生まれたり、誰かの悩みに気づけたり、チームの空気がやわらいだりした経験もあると思います。
5分の世界では、その余白がなくなってしまうかもしれません。
もしかするとその世界では、雑談専用の5分会議が新しくできるのかもしれませんね。
「本日の議題:週末の過ごし方」
……それはそれで、ちょっと楽しそうです。
浮いた時間で、何をしよう
仮に、1日に3時間会議があった人が、全部5分で終わるようになったとします。
会議時間は、合計で15分くらい。
残りの2時間45分が、まるごと手元に戻ってきます。
その時間で何をしたいか、考えてみると楽しいです。
- 後回しにしていた資料づくりに集中する
- 溜まったメールを一気に片づける
- 少し早めにお昼を食べて、のんびり散歩する
- 定時で帰って、夕ごはんをゆっくり作る
仕事が早く終わるというのは、単に効率がいいだけではなくて、心に余裕が生まれるということなのかもしれません。
もちろん現実は、そううまくいかない
ここまで夢のような話をしてきましたが、現実はそう甘くないですよね。
時間をかけて話し合うことで、納得感が生まれることもあります。
いろんな意見が出ることで、思わぬ穴に気づけることもあります。
顔を合わせて話すからこそ伝わる温度感も、確かにあります。
会議が長いこと自体が悪いわけではなく、長さに見合った中身があるかどうかが大切なんだと思います。
現実の世界でも、できそうなこと
とはいえ、完全に5分にするのは無理でも、少しだけ近づける工夫ならできそうです。
- 会議の最初に「今日のゴール」を一言で共有する
- 予定を60分ではなく、30分や15分で入れてみる
- 資料は事前に読んでおいてもらう
- 結論が出たら、時間が余っていても早めに終わる
とくに最後のひとつ、早く終わったら、早く終わってOKというルールは、地味ですがすごく大事な気がします。
予定の時間いっぱいまで使わなくていい。
それだけで、会議のあとの気持ちが、ずいぶん軽くなるものです。
まとめ
もしも会議が、全部5分で終わる世界だったら。
会議室は立ち話の場所になって、前置きが消えて、全員が自分ごとで参加して、毎日の時間にたっぷり余裕が生まれる。
そんな世界は、ちょっとだけ憧れてしまいます。
でも一番大事なのは、会議の長さではなくて、終わったあとに「やってよかった」と思えるかどうかなんでしょうね。
明日のカレンダーに入っている会議が、ほんの少しだけ早く終わりますように。
そう願いながら、今日もコーヒーを片手に会議室へ向かいます。
ここまで読んで頂き、ありがとうございます
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